Ojee, samenwerken met een VA… Hoe doe je dat?

Hoe je als VA en opdrachtgever het beste met elkaar kunt samenwerken? Ik werk zelf al negen jaar als VA, dus daar kan ik inmiddels wel het een en ander over vertellen…

Maar allereerst; wat goed van je dat je de stap hebt genomen om niet alles meer zelf te doen, maar bepaalde zaken uit te besteden. Hoewel het voor velen toch best moeilijk is om de touwtjes uit handen te geven, zul je merken dat het op den duur toch meer vrijheid geeft.

En inderdaad; als je alles zelf doet dan weet je dat het goed gebeurd. Maar gelukkig zijn er ook anderen die het net zo goed kunnen (en stiekem misschien zelfs nog nèt iets beter…). Gewoon omdat het hun core business is en voor jou waarschijnlijk niet.

Echter, als je die drempel eenmaal genomen hebt en over de juiste mindset beschikt, dan zou het een succes moeten worden. Garanties krijg je nooit, maar je hebt vast vooraf goed je huiswerk gedaan en de allerbeste VA uitgezocht ;-).

En als je dan als opdrachtgever met een VA wil gaan werken; hoe pak je dat aan? Zie hier mijn stappenplan:

Inventariseren

We spreken elkaar eerst aan de telefoon, waarbij we kijken of vraag & aanbod op elkaar aansluiten. Verder is het van belang om ook alvast jouw budget te bespreken en het aantal uren af te stemmen dat ik voor je aan de slag mag gaan. Daarna kunnen we door naar stap twee.

Kennismaken

Als we beiden het gevoel hebben dat het zou kunnen gaan werken, dan vind ik het altijd fijn om eerst nog even persoonlijk af te spreken. Dan weet jij wie ik ben en andersom. Wel zo fijn. En als er dan nog steeds een klik is dan kunnen we alles in werking gaan zetten.

Juridisch

Voorafgaand aan onze samenwerking ontvang je van mij nog een contract en algemene voorwaarden met het hoe, wat & waarom van onze werkrelatie. Gewoon omdat het goed is om afspraken officieel vast te leggen, én de Belastingdienst daar blij van wordt. Nadat ik deze ondertekend van je retour heb ontvangen kunnen we echt bijna gaan starten. 

Installeren

Bijna, want we moeten er eerst nog voor zorgen dat we online ook alles in orde hebben zodat ik bij alle zaken kan die van belang zijn. Denk hierbij aan het aanmaken van een e-mailadres voor mij zodat ik vanuit jouw organisatie, maar onder mijn eigen naam, afspraken voor je in kan plannen en andere zaken kan regelen. Toegang tot je agenda is dan de tweede stap. En verder kunnen we documenten delen via Dropbox of Google Drive.

Aan de slag

Yes, eindelijk echt aan de slag JIk controleer dagelijks de mailbox die je voor mij hebt aangemaakt. Al jouw verzoeken die je voor mij hebt kun je daar dus naartoe sturen. Uiteraard probeer ik alles zo snel mogelijk voor je af te handelen. Maar omdat ik voor meerdere opdrachtgevers werk, en er soms iets met spoed tussendoor komt, gebeurt het een enkele keer dat het iets langer duurt. Daar houden we elkaar dan van op de hoogte natuurlijk.

Communicatie

Heel belangrijk voor een goede samenwerking! Het liefst doe ik dat per e-mail (FYI; ik houd niet zo van bellen) zodat ik alles wat we afspreken ook nog rustig na kan lezen. En zodat ik dat kan doen op het moment dat het mij uitkomt. Ik werk namelijk niet op vaste tijden, maar deel mijn tijd in zoals het voor mij die dag uitkomt.

Eens in de zoveel tijd koppelen we ook terug aan elkaar hoe het gaat. Vinden we dat de samenwerking nog steeds goed gaat of zijn er zaken die verbeterd kunnen worden? Vaak is dat wel een moment om elkaar even telefonisch te spreken (bij voorkeur via Skype). Zo kunnen we echt in gesprek gaan met elkaar en zaken verduidelijken.

Continuïteit

Ik hou ervan! En jij hopelijk ook?! Continuïteit bedoel ik dan enerzijds in de vorm van de samenwerkingsduur. Ik word namelijk erg blij van een langere samenwerking waarbij we allebei weten wat we aan elkaar hebben. Daarom doe ik ook geen projectwerkzaamheden (die vaak kortstondiger zijn). Maar ook continuïteit in de werkzaamheden; ik probeer alles zo goed mogelijk voor je te doen (jup, ik ben wat perfectionistisch ;-)), zodat jij weet wat je aan mij hebt.

Win-winsituatie

Jij bent blij omdat je meer tijd overhoudt in je agenda en je geen werkzaamheden meer hoeft te doen die niet onder je core business vallen. En ik ben blij omdat ik jou hiermee kan helpen en ik wél blij word van die werkzaamheden. Een win-winsituatie!