Ojee, samenwerken met een VA… Hoe doe je dat?

Hoe je als VA en opdrachtgever het beste met elkaar kunt samenwerken? Ik werk zelf al negen jaar als VA, dus daar kan ik inmiddels wel het een en ander over vertellen…

Maar allereerst; wat goed van je dat je de stap hebt genomen om niet alles meer zelf te doen, maar bepaalde zaken uit te besteden. Hoewel het voor velen toch best moeilijk is om de touwtjes uit handen te geven, zul je merken dat het op den duur toch meer vrijheid geeft.

En inderdaad; als je alles zelf doet dan weet je dat het goed gebeurd. Maar gelukkig zijn er ook anderen die het net zo goed kunnen (en stiekem misschien zelfs nog nèt iets beter…). Gewoon omdat het hun core business is en voor jou waarschijnlijk niet.

Echter, als je die drempel eenmaal genomen hebt en over de juiste mindset beschikt, dan zou het een succes moeten worden. Garanties krijg je nooit, maar je hebt vast vooraf goed je huiswerk gedaan en de allerbeste VA uitgezocht ;-).

En als je dan als opdrachtgever met een VA wil gaan werken; hoe pak je dat aan? Zie hier mijn stappenplan:

Inventariseren

We spreken elkaar eerst aan de telefoon, waarbij we kijken of vraag & aanbod op elkaar aansluiten. Verder is het van belang om ook alvast jouw budget te bespreken en het aantal uren af te stemmen dat ik voor je aan de slag mag gaan. Daarna kunnen we door naar stap twee.

Kennismaken

Als we beiden het gevoel hebben dat het zou kunnen gaan werken, dan vind ik het altijd fijn om eerst nog even persoonlijk af te spreken. Dan weet jij wie ik ben en andersom. Wel zo fijn. En als er dan nog steeds een klik is dan kunnen we alles in werking gaan zetten.

Juridisch

Voorafgaand aan onze samenwerking ontvang je van mij nog een contract en algemene voorwaarden met het hoe, wat & waarom van onze werkrelatie. Gewoon omdat het goed is om afspraken officieel vast te leggen, én de Belastingdienst daar blij van wordt. Nadat ik deze ondertekend van je retour heb ontvangen kunnen we echt bijna gaan starten. 

Installeren

Bijna, want we moeten er eerst nog voor zorgen dat we online ook alles in orde hebben zodat ik bij alle zaken kan die van belang zijn. Denk hierbij aan het aanmaken van een e-mailadres voor mij zodat ik vanuit jouw organisatie, maar onder mijn eigen naam, afspraken voor je in kan plannen en andere zaken kan regelen. Toegang tot je agenda is dan de tweede stap. En verder kunnen we documenten delen via Dropbox of Google Drive.

Aan de slag

Yes, eindelijk echt aan de slag JIk controleer dagelijks de mailbox die je voor mij hebt aangemaakt. Al jouw verzoeken die je voor mij hebt kun je daar dus naartoe sturen. Uiteraard probeer ik alles zo snel mogelijk voor je af te handelen. Maar omdat ik voor meerdere opdrachtgevers werk, en er soms iets met spoed tussendoor komt, gebeurt het een enkele keer dat het iets langer duurt. Daar houden we elkaar dan van op de hoogte natuurlijk.

Communicatie

Heel belangrijk voor een goede samenwerking! Het liefst doe ik dat per e-mail (FYI; ik houd niet zo van bellen) zodat ik alles wat we afspreken ook nog rustig na kan lezen. En zodat ik dat kan doen op het moment dat het mij uitkomt. Ik werk namelijk niet op vaste tijden, maar deel mijn tijd in zoals het voor mij die dag uitkomt.

Eens in de zoveel tijd koppelen we ook terug aan elkaar hoe het gaat. Vinden we dat de samenwerking nog steeds goed gaat of zijn er zaken die verbeterd kunnen worden? Vaak is dat wel een moment om elkaar even telefonisch te spreken (bij voorkeur via Skype). Zo kunnen we echt in gesprek gaan met elkaar en zaken verduidelijken.

Continuïteit

Ik hou ervan! En jij hopelijk ook?! Continuïteit bedoel ik dan enerzijds in de vorm van de samenwerkingsduur. Ik word namelijk erg blij van een langere samenwerking waarbij we allebei weten wat we aan elkaar hebben. Daarom doe ik ook geen projectwerkzaamheden (die vaak kortstondiger zijn). Maar ook continuïteit in de werkzaamheden; ik probeer alles zo goed mogelijk voor je te doen (jup, ik ben wat perfectionistisch ;-)), zodat jij weet wat je aan mij hebt.

Win-winsituatie

Jij bent blij omdat je meer tijd overhoudt in je agenda en je geen werkzaamheden meer hoeft te doen die niet onder je core business vallen. En ik ben blij omdat ik jou hiermee kan helpen en ik wél blij word van die werkzaamheden. Een win-winsituatie!

Mens, durf minder te werken

Eén van de redenen om negen jaar geleden te beginnen met mijn bedrijf was een artikel in de NRC dat ging over het boek The 4-Hour Workweek. Daarin beschreef de journalist Marcus Polman (die overigens ook gelijk mijn eerste betalende klant werd van VP.A.), door minder te werken meer tijd over te houden voor een luxe levensstijl. Onder andere door het inhuren van een Virtual Assistant.

En zo kwam ik op het idee om ook VA te worden. Ik had nog nooit van de term gehoord. En met mij vele anderen, want na wat speurwerk op internet kwam ik erachter dat deze vorm van ondersteuning nog nagenoeg nieuw was in Nederland. Maar enthousiast als ik was ben ik gelijk van start gegaan en na ongeveer een jaar had ik zoveel werk dat ik eigenlijk zelf een VA in zou moeten huren. Of mijn bedrijf had moeten uitbreiden. Of een samenwerkingsverband aan had moeten gaan.

Maar daar heb ik allemaal niet voor gekozen. Eigenlijk werd het meer het verhaal van ‘practice what you preach’ (waar ik onlangs een blog over schreef), en koos ik ervoor om juist minder te gaan werken. Door bewust niet al mijn tijd aan werk op te laten gaan houd ik meer tijd over voor de leuke dingen in het leven. Gevolg is wel dat ik minder geld verdien, maar dat is nog steeds genoeg om alles te doen wat ik wil. En ik bespaar door ervoor te kiezen om klein te wonen, geen auto te hebben en minder spullen te bezitten.

Ik vind het fijn om op deze manier mijn leven vorm te geven. Maar zou jij dat ook durven en doen; minder werken? Enerzijds zou je echt minder uren kunnen gaan werken en die tijd stoppen in bijvoorbeeld je sociale leven. Of je kunt ervoor kiezen om meer uren vrij te maken door werk uit te besteden. En die uren kun je dan weer steken in je bedrijf zodat je je enkel nog met je core business bezig hoeft te houden.

Dus wat zou jij doen en voor welk scenario zou jij kiezen? Ik ben benieuwd…

Practice what you Preach

Een goed gezegde al zeg ik het zelf; practice what you preach… Maar wat verkondig ik eigenlijk? Nou, door met mij te werken houd je meer tijd over voor zaken die echt belangrijk zijn staat er op mijn website te lezen. Ik ondersteun je op administratief/secretarieel gebied. En ik moet zeggen dat ik dat voor mijzelf ook aardig onder de knie heb hoor!

Ik ben van nature namelijk een goed georganiseerd persoon. Ik houd van rust, ritme en regelmaat. Mijn zaken zijn eigenlijk altijd goed op orde. Alles is op tijd geregeld en het liefste laat ik niets aan het toeval over. Klinkt saai, maar voor mij geeft het rust. Ik kan niet goed tegen stress. Daarom is het werken voor mezelf ook zo prettig, ik kan zelf de touwtjes in handen houden. En doordat ik weet wat ik wil lukt dat nu ook. Maar dat was vroeger nog weleens anders…

Toen had ik weinig tijd, veel stress en voelde ik mij niet gelukkig. Na een lang traject weet ik nu eindelijk wat echt belangrijk voor mij is. En handel ik daar ook naar. Dat kostte weliswaar wat moeite, en voelde voorheen absoluut niet als het juiste, maar toen was ik ook nog heel erg bezig met wat andere mensen van mij vinden en hoe het ‘hoort’ te zijn. Door dat los te laten is mijn leven nu een stuk overzichtelijker geworden.

En willen we dat niet allemaal?! Een gelukkig leven waarbij we zelf de regie in handen houden. En dat je doet wat je verkondigd; zowel zakelijk als privé? Want door ondersteuning te zoeken (op welk vlak dan ook) houd je meer tijd over om te doen wat je moet/wilt doen.

Dan ben jij bijvoorbeeld straks die coach die niet alleen anderen op het juiste pad helpt, maar ook voor zichzelf alles op orde heeft. Of ben jij niet alleen op het werk een goede manager, maar heb je thuis ook alles onder controle.

En door te doen wat je zegt schep je vertrouwen. Mensen zullen je geloven en kloppen eerder bij je aan. Juist door te doen waar je goed in bent, word je niet alleen zelf gelukkiger van, maar je kunt anderen er ook mee helpen. En het gaat je waarschijnlijk ook nog gemakkelijker af. Ik zeg win-win!

Office with a View

Een fijne bijkomstigheid van online ondernemer zijn is dat ik thuis kan werken. Ik vind het namelijk erg prettig om alleen te werken. Zo kan ik mij optimaal focussen op mijn werkzaamheden en word ik niet zo snel afgeleid. Ik krijg daardoor ook vaker de vraag of ik dat niet saai en eenzaam vind zo zonder collega’s? Nou nee dus. En als ik wel wat bedrijvigheid om mij heen wil dan pak ik mijn laptop en installeer ik mij op mijn favoriete flexwerkplek in het Chassé theater bij mij om de hoek.

In 2011 pakte ik zelfs mijn laptop om een aantal maanden in een ander land te gaan werken. Op Aruba om precies te zijn. Daar lag ik bijna letterlijk met mijn laptop aan het zwembad om te werken. En om te relaxen natuurlijk 😉 Over ‘office with a view’ gesproken… Dat was pas ultiem genieten van mijn vrijheid while mixing business with pleasure!

Office with a pool view @ my Aruba apartment

 

 

Maar uiteindelijk gaat er niets boven mijn appartement in Breda. Het uitzicht in mijn kantoor tovert nog elke dag een glimlach op mijn gezicht. Het hofje is rustig en het uitzicht op de Grote Kerk vind ik nog altijd iets magisch hebben. Op het moment van schrijven is ook de lente aangebroken; de zon schijnt vaker naar binnen, op de achtergrond fluiten vogels en de bomen kleuren weer groen. Blijer kun je mij niet maken met deze werkplek!

My office with a view @ Breda

Online Werkzaamheden Uitbesteden

Het fijne aan eigen baas zijn is dat je zelf je werkzaamheden kunt bepalen. En als Virtual Assistant kun je alle kanten uit. Want het woord assistant geeft het eigenlijk al aan; als assistente kun je op vele vlakken ondersteuning bieden. Secretariële ondersteuning, marketing ondersteuning, technische ondersteuning of social media ondersteuning. Het is maar net waar jouw talenten liggen.

Toen ik net begon met VP.A. heb ik mij voornamelijk gericht op de persoonlijke secretariële ondersteuning. Een personal assistant, maar dan op afstand. Maar al gauw merkte ik dat het werken voor meerdere klanten tegelijk op dit vlak niet haalbaar was. Althans, niet voor mij. Het was te druk, het liep teveel door elkaar en leverde teveel stress op. Daarom ben ik mij, in een later stadium, meer gaan focussen op de administratieve kant. Ik doe nu veel meer werkzaamheden die tijdsonafhankelijk zijn.

In het begin is het zoeken naar welke werkzaamheden bij je passen. Ik had ook niet echt een referentiekader want toen ik begon was het begrip Virtual Assistants überhaupt nog bijna niet bekend. Er waren slechts een handjevol mensen die dergelijke ondersteuning boden. Ik heb mij daarom de afgelopen jaren ingezet om de VA, en al haar werkzaamheden, meer onder de aandacht te brengen. En volgens mij is dat best aardig gelukt…

Tegenwoordig, in dit internettijdperk, zijn er VA’s in overvloed. En kun je voor elk type uit te besteden werk wel iemand vinden. Als opdrachtgever kun je hiervoor terecht bij een bemiddelingsbureau of je kunt een zzp’er inschakelen.

En wil je de samenwerking echt tot een succes maken? Dan is een juiste mindset onontbeerlijk. Want online uitbesteden draait, meer nog dan bij gewoon samenwerken, om wederzijds vertrouwen. Dus heb je uiteindelijk je match gevonden, op zowel persoonlijk als zakelijk vlak, dan is het voor jullie beiden een win-winsituatie.

Online Werkzaamheden Uitbesteden

Testing

Als ik iets leuk vind om te doen dan is het wel testen invullen. Zodra ik de woorden ‘test hier…’ zie staan wil ik het liefst gelijk alles invullen. Het maken van de test vind ik leuk, maar nog leuker én interessanter vind ik de uitslag. Want je kunt niet genoeg over jezelf te weten komen. Toch?!

Dus toen ik met coaching begon (lees hier het artikel dat ik daar eerder over schreef) was ik zeer in mijn nopjes met de MBTI test die ik moest maken. En dat was niet zomaar een huis-,tuin-, en keukentestje, maar eentje die echt wat te betekenen had. In ieder geval voor mij en mijn coach.

Acht jaar geleden kwam daar als resultaat INFJ uit. Dit persoonlijkheidstype wordt ook wel de ‘diplomaat/advocaat’ genoemd en ik kan me daar zeer goed in vinden. En toen ik onlangs de test nog een keer maakte, bleek ik wederom een INFJ te zijn. Het zegt natuurlijk niet alles, maar het geeft wel een indicatie van wie je bent als persoon.

Daarnaast heb ik vorig jaar ook nog de Kolbe test gedaan. Eveneens een professionele test die in kaart brengt hoe je instinctief handelt in zowel zakelijke als privé situaties. Die uitslag laat zich wat moeilijker interpreteren, maar staat op mijn website. En ook in die uitkomst kan ik mij vinden.

Maar uiteindelijk gaat het er niet om om jezelf continu te testen, maar om jezelf te leren kennen. Voor mij zijn tests daarbij een hulpmiddel. Evenals de factor tijd. Want hoe ouder ik word hoe beter ik mezelf leer kennen.

Ik weet inmiddels wel waar ik goed & slecht in ben, en wat ik wel & niet leuk vind. Daar doe ik niet alleen mijzelf een groot plezier mee, maar mijn opdrachtgevers ook. Ik kan ze namelijk zo nog beter ondersteunen. En laat dat nou net mijn werk zijn 😉

Woorden die een INFJ/mij omschrijven…

Coaching

Bij de start van mijn bedrijf heb ik hulp gehad van een business coach. En ik moet je eerlijk zeggen dat ik dat eerst eigenlijk helemaal niet nodig vond. Ik vond dat ik zelf mijn weg wel kon vinden in de wereld van de startende ondernemer. Maar omdat ik na een tijdje nog steeds duizend ideeën had, en geen idee waar en hoe ik echt moest gaan beginnen, ben ik toch maar op zoek gegaan naar iemand die mij kon adviseren en op weg kon helpen.

De eerste gesprekken gingen vooral over mijzelf. Wie ben ik, wat wil ik en wat vind ik belangrijk? En als ik iets lastig vind dan is het wel praten over mezelf. Gelukkig gingen we snel verder met het praktisch vormgeven van VP.A. en wat mijn visie & doelstellingen waren. Het bedrijf beginnen was zo geregeld, maar het écht aan de slag gaan vond ik toch wat moeilijker. En dan moest ik ook nog doelen gaan formuleren… Ahhh!!!

Gelukkig heb ik doorgezet en halverwege het traject lag er dan toch een heus business plan op tafel. Compleet met missie, visie en korte- & langetermijndoelstellingen. En ik kan zeggen dat ik die waarden nog steeds nastreef. Virtueel werken, anderen ontzorgen en daarnaast genoeg vrijheid behouden.

Ik ben in mijn dienstverlening ook steeds meer naar mijn echte ik gegroeid. Ik werk nu op de manier die ik prettig vind. Dat heeft mijn coach mij destijds goed ingeprent; blijf bij jezelf en volg je gevoel.

Ik kan dus iedereen aanraden om een coach in de arm te nemen. Is het niet bij de start van je bedrijf, dan wel op een later moment. Zodat je niet alleen in je bedrijf werkt, maar ook aan je bedrijf blijft werken.

Het enige echte offline exemplaar van mijn business plan!

Onzekerheid

Bijna alles aan ondernemer zijn vind ik leuk. Behalve één aspect… En dat is onzekerheid. Als zzp’er ben je namelijk nooit helemaal zeker van genoeg werk en daarmee ook genoeg inkomsten. Je bent altijd afhankelijk van anderen. Een opdrachtgever kan op korte termijn besluiten om de samenwerking te stoppen. En hoewel ik dat nog niet heel vaak heb meegemaakt, vind ik het toch moeilijk dat dat kan gebeuren.

Ik ben namelijk iemand die houd van zekerheid. Ik vind het fijn als ik weet waar ik aan toe ben. Toch heeft de opdrachtgever de touwtjes in handen. Zij kunnen bepalen wanneer een samenwerking stopt of wanneer deze verlengd wordt. Gelukkig ben ik steeds beter geworden in het opbouwen van duurzame klantrelaties. Het liefst werk ik daarom met vaste klanten en niet zozeer losse opdrachten.

Als persoon heb ik vroeger ook veel last gehad van onzekerheid. Ik vond mezelf nooit goed genoeg. Tja, dat krijg je als je een perfectionist bent. Toen ik begon met VP.A. vond ik alles eng. Ik dacht dat het mij nooit zou lukken om mijn eigen bedrijf op te zetten, maar met de juiste mensen om mij heen heb ik toch doorgezet en is het gelukt.

En daar ben ik blij om, want ik ben een stuk zelfverzekerder geworden. Niet alleen in mijn bedrijf, maar ook als persoon. Ik weet nu veel beter wat ik wil, wat ik kan, maar ook wat ik niet kan & wil. Dat geeft me rust. En als ik dan nog eens onzeker ben, dan kan ik dat een stuk beter relativeren. Ik ga het niet meer angstvallig uit de weg. Ik probeer ervan te leren. En te accepteren dat het bij het leven hoort.

Klinkt misschien als geitenwollensokkentaal allemaal, maar ik kan nu met zekerheid zeggen dat onzekerheid ook ok is 😉

Een van de mooiste zekerheden in het leven; de zonsopkomst!

 

Foto: Reitse van Mourik

Social Media Search

Ik weet nog goed dat toen ik net met mijn bedrijf begon, ik het heel belangrijk vond om overal op social media zichtbaar te zijn. Ik wilde in eerste instantie vooral VP.A. promoten, maar daarnaast vond ik het ook ontzettend leuk om allerlei content te bedenken. Dus zo ging ik gelijk op LinkedIn, Twitter en Facebook.

Lang heb ik het alleen niet volgehouden. Ik werd namelijk veel teveel afgeleid door alle andere berichten. En in gesprek komen met ‘mogelijk nieuwe klanten’ bleek ook knap lastig. Tel daar dan nog elke dag content bedenken bij op. Nou, dan weet je het wel; ik was er (te)veel tijd mee kwijt. En of het me echts iets opleverde? Niet direct… Behalve het gevoel van constant iets te missen als ik niet online was.

Na verloop van tijd had ik het daarom ook wel gehad met social media. Twitter heb ik langzaamaan dood laten bloeden en ook mijn Facebook Fanpage heb ik opgedoekt. En ik ben er blij mee! Het scheelt een hoop tijd en ik heb niet meer zo’n onrustig gevoel. Alleen LinkedIn heb ik aangehouden omdat ik dat een goed zakelijk en informatief netwerk vind. Ik gebruik het bijvoorbeeld vaak als social media search tool als ik andere mensen wil opzoeken. En vice versa natuurlijk, zodat jullie mij ook online kunnen natrekken.

Ik houd het graag overzichtelijk en focus me liever op één ding tegelijk. LinkedIn dus. Privé idem. Daar gebruik ik voornamelijk Facebook, maar dan meer voor het bijhouden van nieuws en evenementen. En natuurlijk om af en toe te checken wat familie & vrienden aan het doen zijn. Ik ben en blijf namelijk een nieuwsgierigaagje 😉

Waarom ik weer ben gaan bloggen

Zoals je de afgelopen paar weken hier al hebt kunnen lezen ben ik weer begonnen met schrijven. Iets wat ik vroeger veel heb gedaan en waar ik ook nu nog veel plezier uithaal. Ik kan mijzelf gewoon beter uitdrukken op ‘papier’ dan in gesproken woord. Dat is altijd al zo geweest. Komt omdat ik een denker ben. En een dromer. En introvert.

Op de basisschool schreef ik bijvoorbeeld al hele verhalen. Heerlijk om mijn fantasie de vrije loop te kunnen laten. Op latere leeftijd ben ik zelfs een blog begonnen genaamd Nieuwsgierigaagje. Daar schreef ik over mijzelf en wat mij privé allemaal bezig hield. Eigenlijk was het een soort van dagboek. Gewoon om mijn gedachten te kunnen ordenen.

Waarschijnlijk werd het weinig door anderen gelezen, maar dat was ook niet mijn doel. Net als bij dit blog. Deze is nu weliswaar zakelijk van insteek, maar toch ook met een persoonlijk tintje. Ik wil jullie gewoon wat meer inzicht geven in mijn drijfveren, dromen en gedachten. Zodat jullie mij misschien iets beter leren kennen. En dat ik jullie wellicht nog wat kan inspireren?!

Toen ik in 2009 mijn bedrijf startte, hield ik daar ook al een blog over bij op Frankwatching. De insteek was hoe een boek mij inspireerde om mijn bedrijf te beginnen. En nu, ruim acht jaar later, ben ik nog steeds bezig met mijn bedrijf.

Ik heb jullie dus nog genoeg te vertellen over het verdere verloop van VP.A. In dit huidige blog zal ik jullie daar in meenemen. Wat hebben die acht jaren mij geleerd en gebracht? Ging het zoals verwacht? Waar hecht ik waarde aan en wat houdt het werk van een Virtual Assistant nu precies in?

Of wil je wat anders weten? Ik beantwoord het graag op dit blog. Je kunt hieronder een reactie posten of stuur me een mailtje op marloes[at]mvw-vpa[punt]nl.

Ik ben benieuwd en natuurlijk zeer nieuwsgierig… dus kom maar door met al jullie vragen, voorstellen en/of opmerkingen!

Waarom ik weer ben gaan bloggen

Hier zou ik zomaar eens een blogbericht aan het schrijven kunnen zijn…

Foto: Reitse van Mourik